Administratief medewerker/secretaresse griffie

Gemeente Zoetermeer MBO 30 uur

Omschrijving

Werk jij graag als administratief medewerker/secretaresse in het hart van de democratie van Zoetermeer?

In het verlengde van de eindverantwoordelijkheid van de raadsgriffier is het van belang dat de ondersteunende en administratieve taken voor de raad, griffie en griffier op rolletjes lopen. De functie van administratief medewerker/secretaresse wordt als duobaan vervuld. Binnen deze functie is een vacature voor 30 uur in de week (vooralsnog maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag, telkens 7,5 uur).

Kerntaken van de administratief medewerker/secretaresse

  • Beheert de algemene mailbox van de griffie en bewaakt de voortgang
  • Verwerkt documenten in het DMS (Key2Zaken) en plaatst documenten op het raadsinformatiesysteem (iBabs)
  • Verzorgt de dagmail voor de raadsleden
  • Bewaakt het telefoonverkeer, neemt boodschappen aan en verstrekt algemene informatie
  • Beheert de agenda van de griffier, regelt afspraken en bewaakt de voortgang van actiepunten
  • Verzorgt de postbehandeling en -verwerking
  • Verwerkt presentielijsten van de commissieleden
  • Verwerkt facturen
  • Verzorgt het archief van de raad en de griffie

Functie eisen

  • Aantoonbaar MBO werk- en denkniveau
  • Ruime ervaring en/of een relevante opleiding is een prĂ©
  • Is energiek, weet van aanpakken en is accuraat
  • Functioneert zelfstandig en initieert en realiseert daarbij in samenwerking verbeteringen
  • Stelt zich klantgericht en flexibel op
  • Heeft gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen
  • Bezit goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
  • Is bekend met het gebruik van standaard kantoorapplicaties
  • Is bereid om alleen vakantie op te nemen in de recesperioden van de raad (alle vakanties basisscholen)

Arbeidsvoorwaarden

Organisatie
Zoetermeer en de griffie
Min. Salaris
€2040 bruto per maand
Max. Salaris
€2986 bruto per maand
Salarisomschrijving
Standplaats
Zoetermeer
Maximum aantal uren per week
30

Bijzonderheden

Competentieprofiel
Klik hier voor het competentieprofiel.

Functieprofiel
De gemeente Zoetermeer werkt met generieke functiebeschrijvingen. Klik hier voor het profiel van de generieke functie.

Over de werkgever

Zoetermeer en de griffie

De gemeente Zoetermeer is een aantrekkelijke organisatie om voor te werken, met een modern personeelsbeleid en kansen voor persoonlijke groei en ontwikkeling. De gemeenteraad van Zoetermeer bestaat uit 39 raadsleden en vertegenwoordigt de Zoetermeerse inwoners, stelt het beleid in hoofdlijnen vast, beslist hoe het geld besteed wordt en controleert het college van burgemeester en wethouders.

de Griffie

De gemeenteraad de raadscommissies en verschillende werkgroepen worden ondersteund door de griffie. Bij de griffie werken acht personen onder leiding van de raadsgriffier. De griffiemedewerkers stellen, in overleg met de commissievoorzitters, de agenda's voor de vergadering op. Ze zijn bij alle vergaderingen aanwezig en maken tijdens de vergaderingen zogenoemde standpuntenlijsten en besluitenlijsten. Ook ondersteunt de griffie de gemeenteraad als het gaat om het betrekken van inwoners van Zoetermeer bij de lokale politiek. De griffie functioneert als schakel (intermediair) tussen de raad en het college, de gemeentesecretaris en de ambtelijke organisatie van de gemeente.

Solliciteren?

De opdrachtgever heeft ervoor gekozen om je door te verwijzen naar een andere website waar je een sollicitatieformulier kan invullen.

Direct solliciteren

Tip een collega

Meer weten?

Heb je vragen en/of opmerkingen over deze vacature? Neem dan contact op via:

R.Blokland@zoetermeer.nl